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  • 內貿海運操作流程

     

    一、內貿出口單證操作
    1、客服收到托單后,首先要明確此票的業務人員是誰,確認后第一時間進行運價分解,認真審核每項費用,如:海運費,起運港或目的港拖車費等,如費用有不對的地方需要求業務員找領導簽字批示;對于直接打電話尋價定艙的客戶:(1)海運費要按公司每航次規定的市場價報價,如因為大票或套箱需要申請運價的,先向部門長申請,如超出部門長權限范圍的,則由部門長向公司領導申請,客服需見領導簽字后方可出號。(2)啟運港拖車費要跟派車調度確認(3)目的港的拖駁費則需要向目的港公司咨詢(有費率表的可以參照費率表),審核完畢根據客戶要求的出貨日期出號,接貨。
    2、客服人員出號后將托單轉交給操作人員,在接到托單后,首先要檢查托單信息是否完全(貨名、貨重、運輸條款、接貨門點/送貨門點、收貨人座機及手機號碼等),信息不完全的要求客戶提供完全。另:針對個人訂艙必須有個人簽字并且提供個人身份證復印件。信息提供完整后要及時做好預配,按照托單內容將各項信息準確無誤的錄入系統并打印入貨通知傳真給客戶。其中:(1)所有的發貨人公司名稱一定要前后一致,包括單航次與上航次,單航次中一個客戶出多票。不要出現不一致的現象。(2)裝貨地點在內貿委托---其他欄詳細填寫,以便客服人員統計每周出貨量和派車人員核對裝貨費用。(3)運輸條款一定要維護準確,如果有更改要及時更改。特別注意:前程由CY改成門或者門改CY,要及時通知派車人員。
    3、操作人員將放箱清單及時發送至場站,注意放箱場站不要弄錯,并跟蹤場站相關聯系人,確認其收到。以便客戶或車隊提箱,如需派車裝箱的,及時填寫派車單及入貨通知書給派車調度,以便及早做好裝貨計劃。(若客戶更改拖車條款,取消到門或更改地址等,操作人員要及時通知到派車人員做相應更正。并且更正托單運費及通知客服人員。)
    4、操作人員在船開之前要及時跟客戶確認各項信息是否有更改,如果有更改的及時更改,同時根據船期動態要做好配船清單。船開前核對上船清單,并將準確上船清單郵件發送至場站并抄送船代相關同事。
    5、船開后半個工作日根據場站提供的上船清單核對準確上船數(臺帳),并且更正系統的相關內容,同時操作人員需要將托單信息核對完整.務必保證托單里的各項內容與上船信息和系統內容準確一致,包括:箱量必須與上船箱量一致,運輸條款和啟運港拖車費有更改的要求客戶發更改通知附于托單后面,總之以后不允許出現上船信息跟托單不一致的情況,整理完畢后將托單轉于客服人員維護運價。并將準確的上船數(臺帳)發送給客服人員和部門領導。
    6、如果有轉船的和甩貨的貨物,操作人員要第一時間通知客戶,(業務員的貨要第一時間通知業務員。)并將甩貨清單提供給客服人員,以便根據下航次運價情況做特價申請,如需繼續訂艙出號的試具體情況對待(1)對于客戶已經背箱但是未趕上本航次船的可以按原單號轉到下一航次,背幾個箱子算幾個,如果客戶想繼續背箱請重新出號。
    (2)如果沒有背箱也沒有入貨的直接取消本次訂艙,如需繼續訂艙請重新出號。(3)如果是船公司原因甩貨的可以繼續沿用上航次提單號,直接轉到下個航次,破票上船的采用原單號加A,B…….
    7、待操作人員系統信息更正準確后,客服人員在船開后一個工作日內根據準確的臺賬信息維護單票運價,辦事處相關費用按照辦事處提供的單航次賬單進行核對,務必保證每票貨物的運價準確無誤。針對運輸條款變更等原因產生的費用更正需通知到相應操作人員及市場人員做好應收變更。例如:前程拖車由DR改CY客服賬單需與派車人員核對賬單,保證應收應付的準確性。
    8、客服人員將運價維護完畢后,將托單和辦事處賬單轉交部門長進行審核,便于及時發現運價差異,再次保證運價信息的準確性。
    9、審核完畢將托單和辦事處賬單轉交商務人員,由商務人員在船開后24小時之內從系統中自動生成單航次應收賬單,并根據托單內容和更改通知進行再次核對,有問題及時跟客服人員溝通,如有費用更改,需要經部門長同意,撤銷審核后重新更改費用,并再次審核,經商務人員核對無誤后將應收賬單轉發客服人員,客服人員將應收賬單打印,交于部門長和分管領導簽字,并將應收賬單賬單轉發操作人員制作費用聯系單和艙單(維護目的港拖車費)。更正費用減少的情況需寫明更正原因后找相應領導簽字。
    10、操作人員在船開后48小時內,從系統中自動生成單航次艙單,箱號清單,SOC清單,EDI報文,并根據客服人員提供應收賬單補填目的港拖車費,待艙單核對無誤后連同現場配船同事提供的離港報一
    起發送給目的港相關人員和船東的相關負責人,同時打印運單,將運單連同費用聯系單一起傳真給客戶。
    11、船開后不接受任何的更改,如果確實需要更改的,且每票加收改單費100元/票。有目的港門點更改的,要及時跟客服人員確認目的港費用,更改通知由部門長簽字,復印給客服和商務人員,并且需要部門長在系統中撤銷審核,由客服人員在系統中更改費用,操作人員將更改通知郵件給目的港相關人員。
    12、待單航次所有工作結束后。操作人員需要將整條船的單證資料保存歸檔. 客服要做好單航次統計,包括客戶的單航次周貨量和月貨量以及單航次平均運價。  
    二、內貿后程跟蹤
    船舶開航后,48小時內接到航線操作發送艙單的通知后,及時向目的港確認是否收到,如艙單有任何問題,及時反饋給航線操作.
    1、船舶開航后,商務會根據實載清單將已經交費的客戶明細每天上午10點下午4點分兩次提供給后程客服,后程客服根據商務提供的交費明細作目的港放貨,同樣每天分上午10:30下午4:30兩次放貨,特殊情況可加急。
    2、對于目的港到門的貨物,在船到目的港后及時作全程跟蹤,客戶要求急送急轉的貨物,要提前向目的港發書面申請,并作及時送貨跟蹤.
    3、如果目的港送貨過程中出現門點有變或,待時費或改港等種種情況,
    接到目的港通知后要及時向相關客服人員反饋,以便客服人員跟客戶重新確認費用更改,待客服人員確認更改通知航線操作作書面更改給目的港后,立即與目的港確認是否收到并作全程跟蹤.針對票結客戶,嚴禁出現當航次目的港產生的額外費用當航次未結清的情況??!
    4、每天都要跟目的港作放貨明細核對,不能錯放落放.
    三、內貿進口操作
    1、船開之后要提醒起運港提交系統,提交之后,我們做好系統的交互下載。
    2、審核艙單,查看艙單是否有到付的貨,如果有到付的貨,要及時通知收貨人在船到之前付款,付款后寫交款銷賬明細給商務,商務確認收到款之后給客戶放貨。
    3、船到之前打印好到門貨物的送貨明細,青島港作業合同,設備交接單,提前通知調度聯系車隊送貨。
    4、船靠港之后,根據起運港發的放貨通知,逐票放貨,最好在倉單上標記放貨時間,到門的貨要及時安排調度送貨。有更改條款的要及時在艙單上更改,并做標注。
    5、如果船到港之后好幾天,起運港還有沒有放貨,要及時聯系起運港代理,以免產生箱使費。如果是客戶自己的原因不能收貨的,要跟箱管同事及時溝通,確認超期滯箱費之后方可送貨。
    6、如果有特殊簽收單的,提前通知車隊送貨時做好簽收,并根據起運港要求回寄簽收單。沒有要求回寄的,送完之后及時把簽收單整船存檔保存。

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